«Фармзаказ АПТЕКА»: новая версия программы, 2.38.6.0

Компания «Софтинформ» рада представить вам новую версию БЕСПЛАТНОГО приложения — системы заказа «Фармзаказ АПТЕКА». После обновления программы тысячи пользователей ПО получат улучшенный интерфейс, удобную процедуру одновременного обновления и приема прайс-листов, массу функциональных новшеств, связанных с формированием заказа, таких как возможность учитывать лимиты денежных средств при закупке у дистрибьюторов, коэффициент лояльности к поставщику, учет «товара в пути» путем сверки накладных с заказами, возможность проводить разносторонний анализ заказов, использовать статистические рыночные данные для составления наиболее оптимального заказа и многое другое. Более подробно об основных новшествах мы расскажем в данной публикации.

В первую очередь, обратим внимание на обновленную стартовую страницу программы «Фармзаказ АПТЕКА».

Обновленная стартовая страница программы «Фармзаказ АПТЕКА»

Обновленная стартовая страница программы «Фармзаказ АПТЕКА»

Программа оптимизирована таким образом, чтобы максимально экономить время. С правой стороны добавлены кнопки наиболее востребованных функций, чтобы сделать работу в программе максимально удобной:

Быстрый доступ к настройкам пользователя («Мои настройки» (1)) доступен из любой открытой вкладки.

Кнопка «Мои настройки»

Кнопка «Мои настройки»

Были объединены процедуры обновления и загрузки всех прайс-листов (2), что позволило уменьшить количество предварительных операций, способствуя экономии времени в начале рабочего дня. Необходимо один раз определить папку для группового импорта из нее прайс-листов и ввести настройки функции получения прайс-листов напрямую с сервера поставщиков. Далее «Фармзаказ АПТЕКА» обновится и загрузит все прайс-листы «в один клик», и после выпитой за это время чашечки чая или кофе можно сразу приступать к работе с заказом.

Добавлен быстрый доступ к импорту потребности (3).

Добавлен «Анализ заказов» (4). Это новая функция, при нажатии на которую открывается новый функционал, позволяющий проводить анализ заказов за необходимый период в разрезе заказов, поставщиков, производителей, товаров и точек доставки.

Функционал «Анализ заказов»

Функционал «Анализ заказов»

Далее перейдем к новшествам, связанным с формированием заказов. Была собрана и проанализированная информация о наиболее востребованных функциях и реализована в описанных ниже новшествах.

КОЭФФИЦИЕНТ ЛОЯЛЬНОСТИ К ПОСТАВЩИКУ

Это важный инструмент, с помощью которого можно указывать дополнительный коэффициент, влияющий на выбор предложений при оптимизации. Например, если цена у поставщика А на 2% ниже, чем таковая у поставщика В, но Вы отдаете предпочтение поставщику В и у него установлен коэффициент лояльности 3%, то выбор будет сделан в пользу предложения поставщика В, поскольку его цена отличается от конкурентной на уровне не выше установленного предела. Установить коэффициент лояльности к поставщику можно в настройках поставщиков.

Коэффициент лояльности к поставщику

Коэффициент лояльности к поставщику

Приведем наглядный пример, как работает этот функционал:

«Коэффициент лояльности к поставщику» по Поставщику 1 = 3 (то есть 3%)

Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 1 = 100 грн.

Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 2 = 98 грн.

Для оптимизации цены предложения на Медикамент 1 у  Поставщика 1 производится расчет: 100 — (100·3/100) = 97 грн.

В результате оптимизации система выбирает Медикамент 1 у Поставщик а 1.

УЧЕТ ЛИМИТОВ ПОСТАВЩИКОВ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ПОТРЕБНОСТИ

Учитывая ежедневную необходимость закрывать дебиторскую задолженность перед поставщиками, а также установленные лимиты средств на новые закупки, новая функция «Лимиты по поставщикам» при «Оптимизации потребности по минимальной цене» позволяет ограничить минимальную и максимальную сумму заказа по каждому поставщику. Ранее этот процесс регулировался вручную. С новым функционалом лимиты поставщиков учитывать проще и удобнее.

Ограничения минимальной и максимальной суммы заказов у поставщиков

Ограничения минимальной и максимальной суммы заказов у поставщиков

Помимо общего лимита на аптечную сеть, лимиты могут устанавливаться для розничных точек (определяются розничные точки, которые получают большую долю заказа у конкретного поставщика).

Лимиты по поставщикам устанавливаются в разделе «Настройки поставщиков», меню «Мои настройки».

Дополнительно в разделах «Потребность» и «Оптимизация» добавлена кнопка «Фармзаказ АПТЕКА»: выпуск новой версии программы, которая активирует/деактивирует использование пред­установленных лимитов по поставщикам.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАТИСТИЧЕСКИХ РЫНОЧНЫХ ДАННЫХ О ПРОДАЖАХ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАКАЗА

Говоря о вышеописанном функционале (учет лимитов поставщиков), актуальной является проблема выбора препаратов, которые заказать выгоднее, чем другие, учитывая, что сумма средств на заказ может быть ограничена.

Решение очевидно — необходимо заказывать в первую очередь наиболее высокомаржинальный и ходовой товар! Для упрощения задачи расчета и учета было решено поддерживать и еженедельно обновлять в программе рейтинг препаратов, рассчитанный на основании маржинальной прибыли, с учетом популярности препаратов (продажи в упаковках) и средневзвешенной закупочной цены.

Таким образом, при установленных лимитах на закупку товара в заказ попадут те препараты, которые максимально быстро реа­лизуются и принесут наибольшую прибыль с каждой упаковки. Ведь в новой версии алгоритм оптимизации настроен таким образом, чтобы при установленном лимите по поставщику и подбору по минимальной цене первыми оптимизировались препараты с наивысшим рейтингом по прибыльности, далее — с более низким. Таким образом, происходит распределение позиций по поставщикам до установленных лимитов, после чего поставщик, у которого лимит достигнут, не участвует в дальнейшем распределении.

Ознакомиться со статистическими данными можно через меню «Дополнительно», вкладка «Показатели рынка», где колонки «Группа» (A/B/C) и «Рейтинг» дают возможность информировать о ситуации на рынке и вносить ясность, почему те или иные позиции попали в заказ согласно установленному лимиту. В этом функционале всегда будут отображаться данные, рассчитанные за прошлую неделю. Источник данных — система исследования рынка «Фармстандарт»/«PharmXplorer» компании «Proxima Research».

 Ознакомление со статистическими данными, вкладка «Показатели рынка»


Ознакомление со статистическими данными, вкладка «Показатели рынка»

Рейтинг препаратов в функционале «Показатели рынка»

Рейтинг препаратов в функционале «Показатели рынка»

УЧЕТ «ТОВАРА В ПУТИ»

Программа для аптек «Фармзаказ АПТЕКА» теперь учитывает заказанный ранее, но еще не доставленный в аптеку товар, при следующем заказе с целью избежать излишних запасов (overstock). Также механизм помогает осуществлять контроль поставщиков.

Определение «товара в пути» начинается со сверки заказа с приходной накладной. Это логично, ведь необходимо определить, что из заказанного уже поступило, а что — нет. Сначала необходимо импортировать приходную накладную. Для этого во вкладке «Дополнительно» необходимо выбрать «Приходная накладная», режим действия «Импорт».

Накладная импортируется в наиболее распространенном формате — *.mvp или в формате онлайн, которые поддерживают все ведущие дистрибьюторы. Далее необходимо определить взаимосвязь между документами заказа и приходными накладными. В ручном режиме это происходит в режиме «drag and drop», то есть путем перетягивания и «бросания» документов.

Сверка заказа с приходными накладными

Сверка заказа с приходными накладными

Помимо ручного, система имеет возможность автоматического поиска соответствия приходных накладных заказам. Эта функция уже доказала свою эффективность в платной версии продукта — системе учета «Аптека». Рассмотрим пример, как это работает.

При заказе товара один раз в день на одну торговую точку по одному дистрибьютору может быть сформировано несколько заказов (основной и дозаказы). При формировании дозаказа указывается принадлежность к основному.

Дистрибьютор присылает 2 и более приходных накладных (например с разделением по ставкам НДС и по складам отгрузки).

При автоматическом поиске накладных, полученных по выбранному заказу, принимаются во внимание ­сов­падение точки доставки в заказе и приходе, сов­падение контрагента в заказе и приходе, приходная накладная должна быть получена после заказа, количество препаратов в приходе и заказе отличаются не больше установленных допусков.

Таким образом, система в 99% случаев самостоятельно определяет необходимые связи и количество «товара в пути» по каждому препарату.

Как и где это можно применить? В разделе «Импорт потребности», зайдя в содержание потребности, необходимо сделать два действия:

Автоматический поиск взаимосвязей приходных накладных заказам

Автоматический поиск взаимосвязей приходных накладных заказам

  • «Рассчитать товар в пути». По нажатию кнопки производится расчет «товара в пути» и заполнение соответствующего поля в потребности;
  • «Применить товар в пути». По нажатию кнопки от количества товара в потребности отнимается количество товара в пути. Результат вносится в поле «Количество», при отрицательном значении указывается 0.
«Фармзаказ АПТЕКА»: выпуск новой версии программы Отображение количества заказанных препаратов за вычетом товара в пути

«Фармзаказ АПТЕКА»: выпуск новой версии программы
Отображение количества заказанных препаратов за вычетом товара в пути

Поле «Количество» — редактируемое. Если к потребности применен «товар в пути», при повторном нажатии «Применить товар в пути» будет выведено сообщение «Применить товар в пути повторно?» (Да/Нет). В настройках можно установить галочку: «Автоматически применять «товар в пути» при импорте потребности».

Таким образом, при расчете нового заказа «товар в пути» будет исключен из потребности, что позволит избежать дублирования заказанных позиций.

Отдельным действием возможна сверка позиций в документах. В результате можно увидеть отличия между заказом и приходом товара. Красным цветом выделяется разница, которая указывает на несоответствие накладной отправленным поставщику заказам по количеству и цене.

По вопросам установки, обновления и настройки системы можно обратиться в службу технической поддержки по тел.:

  (044) 585-97-12.

«Фармзаказ АПТЕКА» — входит в состав Программного Комплекса «Аптека», программы позволяющей автоматизировать товарооборот в аптеке и аптечных сетях.

Пресс-служба «Еженедельника АПТЕКА»: http://www.apteka.ua/