«Фармзаказ АПТЕКА»: нова версія програми, 2.38.6.0

Компанія «Софтінформ» рада представити вам нову версію БЕЗКОШТОВНОГО додатка— системи замовлення «Фармзаказ АПТЕКА». Після оновлення програми тисячі користувачів ПО отримають покращений інтерфейс, зручну процедуру одночасного поновлення та прийому прайс-листів, масу функціональних нововведень, пов’язаних з формуванням замовлення, таких як можливість враховувати ліміти грошових коштів при закупівлі у дистриб’юторів, коефіцієнт лояльності до постачальника, облік «товару в дорозі» шляхом звірки накладних з замовленнями, можливість проводити різнобічний аналіз замовлень, використовувати статистичні ринкові дані для складання найбільш оптимального замовлення і багато іншого. Більш детально про основні нововведення ми розповімо в цій публікації.

В першу чергу, звернемо увагу на оновлену домашню сторінку програми «Фармзаказ АПТЕКА».

Оновлена стартова сторінка програми «Фармзаказ АПТЕКА»

Оновлена стартова сторінка програми «Фармзаказ АПТЕКА»

Програма оптимізована таким чином, щоб максимально економити час. З правого боку додані кнопки найчастіше використуємих функцій, щоб зробити роботу в програмі максимально зручною:

Швидкий доступ до налаштувань користувача («Мої налаштування» (1)) доступний з будь-якої відкритої вкладки.

Кнопка «Мої налаштування»

Кнопка «Мої налаштування»

Булу об’єднані процедури оновлення і завантаження прайс-листів (2), що дозволило зменшити кількість попередніх операцій, сприяючи економії часу на початку робочого дня. Необхідно один раз визначити папку для групового імпорту з неї прайс-листів і ввести налаштування функції отримання прайс-листів безпосередньо з сервера постачальників. Далі «Фармзаказ АПТЕКА» оновиться і завантажить всі прайс-листи «в один клік», і після випитої за цей час чашечки чаю або кави можна відразу приступати до роботи із замовленням.

Доданий швидкий доступ до імпорту потреби (3).

Доданий «Аналіз замовлень» (4). Це нова функція, при натисканні на яку, відкривається новий функціонал, що дозволяє проводити аналіз замовлень за необхідний період в розрізі замовлень, постачальників, виробників, товарів і точок доставки.

Функціонал «Аналіз замовлень»

Функціонал «Аналіз замовлень»

Далі перейдемо до нововведень, пов’язаних з формуванням замовлень. Була зібрана і проаналізована інформація про найбільш популярні функції і реалізовані в описаних нижче нововведеннях.

КОЕФІЦІЄНТ ЛОЯЛЬНОСТІ ДО ПОСТАЧАЛЬНИКА

Це важливий інструмент, за допомогою якого можна вказувати додатковий коефіцієнт, що впливає на вибір пропозицій при оптимізації. Наприклад, якщо ціна постачальника А на 2% нижче, ніж така у постачальника В, але Ви віддаєте перевагу постачальнику В і у нього встановлений коефіцієнт лояльності 3%, то вибір буде зроблений на користь пропозиції постачальника В, оскільки його ціна відрізняється від конкурентної на рівні не вище встановленої межі. Встановити коефіцієнт лояльності до постачальника можна в налаштуваннях постачальників.

Коефіцієнт лояльності до постачальника

Коефіцієнт лояльності до постачальника

Наведемо наочний приклад, як працює цей функціонал:

«Коефіцієнт лояльності до постачальника» по Постачальнику 1 = 3 ( 3%)

Ціна пропозиції на Медикамент 1 у Постачальник 1 = 100 грн.

Ціна пропозиції на Медикамент 1 у Постачальник 2 = 98 грн.

Для оптимізації ціни пропозиції на Медикамент 1 у Постачальника 1 провадиться розрахунок: 100 — (100·3/100) = 97 грн.

В результаті оптимізації система вибирає Медикамент 1 у Постачальник 1.

ОБЛІК ЛІМІТІВ ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПРИ ОПТИМІЗАЦІЇ ПОТРЕБИ

Враховуючи щоденну необхідність закривати дебіторську заборгованість перед постачальниками, а також встановлені ліміти коштів на нові закупівлі, нова функція «Ліміти по постачальникам» при «Оптимізації потреби за мінімальною ціною» дозволяє обмежити мінімальну та максимальну суму замовлення по кожному постачальнику. Раніше цей процес регулювався вручну. З новим функціоналом ліміти постачальників враховувати простіше і зручніше.

Обмеження мінімальної і максимальної суми замовлень у постачальників

Обмеження мінімальної і максимальної суми замовлень у постачальників

Крім загального ліміту на аптечну мережу, ліміти можуть встановлюватись для роздрібних точок (визначаються роздрібні точки, які отримують велику частку замовлення в конкретного постачальника).

Ліміти по постачальникам встановлюються в розділі «Налаштування постачальників», меню «Мої налаштування».

Додатково в розділах «Потреба» та «Оптимізація» додана кнопка «Фармзаказ АПТЕКА»: випуск нової версії програми, яка активує/деактивує використання встановлених лімітів по постачальникам.

ВИКОРИСТАННЯ СТАТИСТИЧНИХ РИНКОВИХ ДАНИХ ПРО ПРОДАЖІ ПРИ ОПТИМІЗАЦІЇ ЗАМОВЛЕННЯ

Говорячи про вищеописаний функціонал (облік лімітів постачальників), актуальною є проблема вибору препаратів, які замовити вигідніше, ніж інші, враховуючи, що сума коштів на замовлення може бути обмежена.

Рішення очевидно — потрібно замовляти в першу чергу найбільш високомаржинальний і ходовий товар! Для спрощення задачі розрахунку і обліку було вирішено підтримувати і щотижня оновлювати у програмі рейтинг препаратів, розрахований на підставі маржинального прибутку, з урахуванням популярності препаратів (продажу в упаковках) і середньозваженої закупівельної ціни.

Таким чином, при встановлених лімітах на закупівлю товару на замовлення потраплять ті препарати, які максимально швидко реалізуються і принесуть найбільший прибуток з кожної упаковки. Адже в новій версії алгоритм оптимізації налаштований таким чином, щоб при встановленому ліміті по постачальнику та підбору за мінімальною ціною першими оптимізували препарати з найвищим рейтингом прибутковості, далі — з більш низьким. Таким чином, відбувається розподіл позицій по постачальникам до встановлених лімітів, після чого постачальник, у якого ліміт досягнутий, не бере участь у подальшому розподілі.

Ознайомитися зі статистичними даними можна через меню «Додатково», вкладка «Показники ринку», де колонки «Група» (A/B/C) і «Рейтинг» дають можливість інформувати про ситуацію на ринку і вносити ясність, чому ті чи інші позиції потрапили в замовлення згідно з установленим лімітом. У цьому функціоналі завжди будуть відображатися дані, розраховані за минулий тиждень. Джерело даних — система дослідження ринку «Фармстандарт»/«PharmXplorer» компанії «Proxima Research».

 Ознайомлення зі статистичними даними, вкладка «Показники ринку»


Ознайомлення зі статистичними даними, вкладка «Показники ринку»

Рейтинг препаратів у функціоналі «Показники ринку»

Рейтинг препаратів у функціоналі «Показники ринку»

ОБЛІК «ТОВАРУ НА ШЛЯХУ»

Програма для аптек “Фармзаказ АПТЕКА” тепер враховує замовлений раніше, але ще не доставлений в аптеку товар, при наступному замовленні з метою уникнути зайвих запасів (затоварювання). Також механізм допомагає здійснювати контроль постачальників.

Визначення «товару на шляху» починається зі звірки замовлення з прибуткової накладної. Це логічно, адже необхідно визначити, що із замовленого вже надійшло, а що — ні. Спочатку необхідно імпортувати прибуткову накладну. Для цього у вкладці «Додатково» необхідно вибрати «Прибуткова накладна», режим дії «Імпорт».

Накладна імпортується в найбільш поширеному форматі *.mvp або у форматі онлайн, які підтримують усі провідні дистриб’ютори. Далі необхідно визначити взаємозв’язок між документами замовлення і прибутковими накладними. В ручному режимі це відбувається в режимі «drag and drop», тобто шляхом перетягування і «кидання» документів.

Звірка замовлення з прибутковими накладними

Звірка замовлення з прибутковими накладними

Крім ручного, система має можливість автоматичного пошуку відповідності прибуткових накладних замовленням. Ця функція вже довела свою ефективність в платній версії продукту — системі обліку «Аптека». Розглянемо приклад, як це працює.

При замовленні товару один раз в день на одну торгову точку по одному дистриб’ютору може бути сформовано кілька замовлень (основний і дозамовлення). При формуванні дозамовлення вказується належність до основного.

Дистриб’ютор надсилає 2 і більше прибуткових накладних (наприклад з поділом за ставками ПДВ і по складах відвантаження).

При автоматичному пошуку накладних, отриманих за обраним замовленням, приймаються до уваги збіги точки доставки в замовленні та парафії, збіг контрагента в замовленні та парафії, прибуткова накладна має бути отримана після замовлення, кількість препаратів у приході і замовленні відрізняються не більше встановлених допусків.

Таким чином, система в 99% випадків самостійно визначає необхідні зв’язки і кількість «товару в дорозі» з кожного препарату.

Як і де це можна застосувати? В розділі «Імпорт потреби», зайшовши в зміст потреби, необхідно зробити дві дії:

Автоматичний пошук взаємозв'язків прибуткових накладних замовлення

Автоматичний пошук взаємозв’язків прибуткових накладних замовлення

  • «Розрахувати товар у дорозі». По натисненню кнопки проводиться розрахунок «товару в дорозі» і заповнення відповідного поля в потреби;
  • «Застосувати товар у дорозі». По натисненню кнопки від кількості товару потреби віднімається кількість товару в дорозі. Результат вноситься у полі «Кількість», при від’ємному значенні вказується 0.
«Фармзаказ АПТЕКА»: випуск нової версії програми Відображення кількості замовлених препаратів за вирахуванням товару в дорозі

«Фармзаказ АПТЕКА»: випуск нової версії програми
Відображення кількості замовлених препаратів за вирахуванням товару в дорозі

Поле «Кількість» — редагується. Якщо до потреби застосований «товар у дорозі», при повторному натисканні «Застосувати товар у дорозі» буде виведено повідомлення «Застосувати товар у дорозі повторно?» (Так/Ні). У налаштуваннях можна встановити галочку: «Автоматично застосовувати «товар у дорозі» при імпорті потреби.

Таким чином, при розрахунку нового замовлення «товар у дорозі» буде виключений з потреби, що дозволить уникнути дублювання замовлених позицій.

Окремою дією можлива звірка позицій в документах. В результаті можна побачити відмінності між замовленням і приходом товару. Червоним кольором виділяється різниця, яка вказує на невідповідність накладної відправленим замовлення постачальнику за кількістю і ціною.

З питань встановлення, оновлення та налаштування системи можна звернутися в службу технічної підтримки за телефоном:

(044) 585-97-12.

Фармзаказ АПТЕКА” — входить в склад Програмного Комплексу «Аптека», програми, яка дозволяє автоматизувати товарообіг в аптеці і аптечних мережах.

Прес-служба «Щотижневика АПТЕКА»: http://www.apteka.ua/