«Фармзаказ АПТЕКА»: новая версия программы, 2.38.6.0

Компания «Софтинформ» рада представить вам новую версию БЕСПЛАТНОГО приложения — системы заказа «Фармзаказ АПТЕКА». После обновления программы тысячи пользователей ПО получат улучшенный интерфейс, удобную процедуру одновременного обновления и приема прайс-листов, массу функциональных новшеств, связанных с формированием заказа, таких как возможность учитывать лимиты денежных средств при закупке у дистрибьюторов, коэффициент лояльности к поставщику, учет «товара в пути» путем сверки накладных с заказами, возможность проводить разносторонний анализ заказов, использовать статистические рыночные данные для составления наиболее оптимального заказа и многое другое. Более подробно об основных новшествах мы расскажем в данной публикации.

В первую очередь, обратим внимание на обновленную стартовую страницу программы «Фармзаказ АПТЕКА».

Быстрый доступ к настройкам пользователя («Мои настройки» (1)) доступен из любой открытой вкладки.

Были объединены процедуры обновления и загрузки всех прайс-листов (2), что позволило уменьшить количество предварительных операций, способствуя экономии времени в начале рабочего дня. Необходимо один раз определить папку для группового импорта из нее прайс-листов и ввести настройки функции получения прайс-листов напрямую с сервера поставщиков. Далее «Фармзаказ АПТЕКА» обновится и загрузит все прайс-листы «в один клик», и после выпитой за это время чашечки чая или кофе можно сразу приступать к работе с заказом.

Добавлен быстрый доступ к импорту потребности (3).

Добавлен «Анализ заказов» (4). Это новая функция, при нажатии на которую открывается новый функционал, позволяющий проводить анализ заказов за необходимый период в разрезе заказов, поставщиков, производителей, товаров и точек доставки.

Далее перейдем к новшествам, связанным с формированием заказов. Была собрана и проанализированная информация о наиболее востребованных функциях и реализована в описанных ниже новшествах.

КОЭФФИЦИЕНТ ЛОЯЛЬНОСТИ К ПОСТАВЩИКУ

Это важный инструмент, с помощью которого можно указывать дополнительный коэффициент, влияющий на выбор предложений при оптимизации. Например, если цена у поставщика А на 2% ниже, чем таковая у поставщика В, но Вы отдаете предпочтение поставщику В и у него установлен коэффициент лояльности 3%, то выбор будет сделан в пользу предложения поставщика В, поскольку его цена отличается от конкурентной на уровне не выше установленного предела. Установить коэффициент лояльности к поставщику можно в настройках поставщиков.

Приведем наглядный пример, как работает этот функционал:

«Коэффициент лояльности к поставщику» по Поставщику 1 = 3 (то есть 3%)

Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 1 = 100 грн.

Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 2 = 98 грн.

Для оптимизации цены предложения на Медикамент 1 у  Поставщика 1 производится расчет: 100 — (100·3/100) = 97 грн.

В результате оптимизации система выбирает Медикамент 1 у Поставщик а 1.

УЧЕТ ЛИМИТОВ ПОСТАВЩИКОВ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ПОТРЕБНОСТИ

Учитывая ежедневную необходимость закрывать дебиторскую задолженность перед поставщиками, а также установленные лимиты средств на новые закупки, новая функция «Лимиты по поставщикам» при «Оптимизации потребности по минимальной цене» позволяет ограничить минимальную и максимальную сумму заказа по каждому поставщику. Ранее этот процесс регулировался вручную. С новым функционалом лимиты поставщиков учитывать проще и удобнее.

Помимо общего лимита на аптечную сеть, лимиты могут устанавливаться для розничных точек (определяются розничные точки, которые получают большую долю заказа у конкретного поставщика).

Лимиты по поставщикам устанавливаются в разделе «Настройки поставщиков», меню «Мои настройки».

Дополнительно в разделах «Потребность» и «Оптимизация» добавлена кнопка , которая активирует/деактивирует использование пред­установленных лимитов по поставщикам.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАТИСТИЧЕСКИХ РЫНОЧНЫХ ДАННЫХ О ПРОДАЖАХ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАКАЗА

Говоря о вышеописанном функционале (учет лимитов поставщиков), актуальной является проблема выбора препаратов, которые заказать выгоднее, чем другие, учитывая, что сумма средств на заказ может быть ограничена.

Решение очевидно — необходимо заказывать в первую очередь наиболее высокомаржинальный и ходовой товар! Для упрощения задачи расчета и учета было решено поддерживать и еженедельно обновлять в программе рейтинг препаратов, рассчитанный на основании маржинальной прибыли, с учетом популярности препаратов (продажи в упаковках) и средневзвешенной закупочной цены.

Таким образом, при установленных лимитах на закупку товара в заказ попадут те препараты, которые максимально быстро реа­лизуются и принесут наибольшую прибыль с каждой упаковки. Ведь в новой версии алгоритм оптимизации настроен таким образом, чтобы при установленном лимите по поставщику и подбору по минимальной цене первыми оптимизировались препараты с наивысшим рейтингом по прибыльности, далее — с более низким. Таким образом, происходит распределение позиций по поставщикам до установленных лимитов, после чего поставщик, у которого лимит достигнут, не участвует в дальнейшем распределении.

Ознакомиться со статистическими данными можно через меню «Дополнительно», вкладка «Показатели рынка», где колонки «Группа» (A/B/C) и «Рейтинг» дают возможность информировать о ситуации на рынке и вносить ясность, почему те или иные позиции попали в заказ согласно установленному лимиту. В этом функционале всегда будут отображаться данные, рассчитанные за прошлую неделю. Источник данных — система исследования рынка «Фармстандарт»/«PharmXplorer» компании «Proxima Research».

УЧЕТ «ТОВАРА В ПУТИ»

Программа для аптек «Фармзаказ АПТЕКА» теперь учитывает заказанный ранее, но еще не доставленный в аптеку товар, при следующем заказе с целью избежать излишних запасов (overstock). Также механизм помогает осуществлять контроль поставщиков.

Определение «товара в пути» начинается со сверки заказа с приходной накладной. Это логично, ведь необходимо определить, что из заказанного уже поступило, а что — нет. Сначала необходимо импортировать приходную накладную. Для этого во вкладке «Дополнительно» необходимо выбрать «Приходная накладная», режим действия «Импорт».

Накладная импортируется в наиболее распространенном формате — *.mvp или в формате онлайн, которые поддерживают все ведущие дистрибьюторы. Далее необходимо определить взаимосвязь между документами заказа и приходными накладными. В ручном режиме это происходит в режиме «drag and drop», то есть путем перетягивания и «бросания» документов.

Помимо ручного, система имеет возможность автоматического поиска соответствия приходных накладных заказам. Эта функция уже доказала свою эффективность в платной версии продукта — системе учета «Аптека». Рассмотрим пример, как это работает.

При заказе товара один раз в день на одну торговую точку по одному дистрибьютору может быть сформировано несколько заказов (основной и дозаказы). При формировании дозаказа указывается принадлежность к основному.

Дистрибьютор присылает 2 и более приходных накладных (например с разделением по ставкам НДС и по складам отгрузки).

При автоматическом поиске накладных, полученных по выбранному заказу, принимаются во внимание ­сов­падение точки доставки в заказе и приходе, сов­падение контрагента в заказе и приходе, приходная накладная должна быть получена после заказа, количество препаратов в приходе и заказе отличаются не больше установленных допусков.

Таким образом, система в 99% случаев самостоятельно определяет необходимые связи и количество «товара в пути» по каждому препарату.

Как и где это можно применить? В разделе «Импорт потребности», зайдя в содержание потребности, необходимо сделать два действия:

• «Рассчитать товар в пути». По нажатию кнопки производится расчет «товара в пути» и заполнение соответствующего поля в потребности;
• «Применить товар в пути». По нажатию кнопки от количества товара в потребности отнимается количество товара в пути. Результат вносится в поле «Количество», при отрицательном значении указывается 0.

Поле «Количество» — редактируемое. Если к потребности применен «товар в пути», при повторном нажатии «Применить товар в пути» будет выведено сообщение «Применить товар в пути повторно?» (Да/Нет). В настройках можно установить галочку: «Автоматически применять «товар в пути» при импорте потребности».

Таким образом, при расчете нового заказа «товар в пути» будет исключен из потребности, что позволит избежать дублирования заказанных позиций.

Отдельным действием возможна сверка позиций в документах. В результате можно увидеть отличия между заказом и приходом товара. Красным цветом выделяется разница, которая указывает на несоответствие накладной отправленным поставщику заказам по количеству и цене.

По вопросам установки, обновления и настройки системы можно обратиться в службу технической поддержки по тел.:

  (044) 585-97-12.

«Фармзаказ АПТЕКА» — входит в состав Программного Комплекса «Аптека», программы позволяющей автоматизировать товарооборот в аптеке и аптечных сетях.