В ногу з часом, або Як оптимізувати бізнес-процеси аптеки

Для сучасного бізнес-середовища зокрема українського фармацевтичного ринку, характерна досить жорстка конкуренція, що спонукає операторів до пошуку нових ефективних методів підвищення конкурентоспроможності. Зазначимо, що в Україні один із найвищих у Європі показник забезпеченості населення аптеками. В середньому в нашій країні на 1 аптечний заклад припадає близько 2 тис. жителів. У такому висококонкурентному середовищі актуальними стають питання впровадження інновацій з метою підвищення ефективності бізнесу. Досвід зарубіжних країн показує, що однією з необхідних вимог часу є автоматизація системи обліку аптечного підприємства.

З точки зору системи охорони здоров’я аптека — заклад, що забезпечує населення лікарськими засобами. З позиції бізнесу аптека являє собою комерційне підприємство зі складною структурою звітності, необхідністю підтримувати контакти з численними постачальниками, контролювати різні аспекти руху такого специфічного товару, як лікарські засоби. Таким чином, аптечний заклад у процесі діяльності регулярно стикається з трудомісткими і витратними за часом бізнес-процесами, зокрема, формуванням замовлення, оприбуткуванням і передпродажною підготовкою товару, відстеженням неякісних препаратів, управлінням запасами, виявленням дефектури, оптимальним переміщенням товарів між торговельними точками аптечної мережі, відпуском препаратів споживачам. Тому автоматизація цих процесів надає бізнесу цілий ряд переваг.

З ПЕРШИХ ВУСТ

Досвідом автоматизації аптеки поділився Юрій Жданюк, заступник директора мережі аптек «Адоніс» (Фастів, Київської обл.):

— Ідея використання автоматизованої системи обліку як невід’ємної складової комплексу заходів по підвищенню ефективності бізнесу була продиктована вимогами часу. Серед ключових передумов до автоматизації аптеки також можна виділити неефективну витрату часу на всіх етапах обліку руху товару, а також у процесі формування замовлення і роботи з постачальниками.

Коли рішення вже було прийнято, необхідно було визначити постачальника даного виду послуг, з допомогою якого можна реалізувати цю ідею. У результаті детального аналізу всіх пропозицій з урахуванням функціоналу експонованих послуг та економічної доцільності вибір зупинився на програмному комплексі «Аптека».

Аптечна мережа «Адоніс» складається з 3 аптек, розташованих у Фастові. Перша ластівка була запущена 20 березня 2009 р. — проведена автоматизація в одній з аптек мережі. Майже через рік така ж доля спіткала і 2 інші аптеки. При цьому процес впровадження нової системи обліку займає всього 1 день!

— З перших же днів використання програмного продукту «Аптека» відзначена значна економія часу — завдання, на рішення яких раніше йшли години, стали здійсненні протягом лічених хвилин. Також звертає увагу простий інтерфейс і зручність у використанні програмного комплексу, практично будь-яка операція виконується натисненням однієї клавіші. Очевидно, що цей продукт створений зі знанням специфіки аптечного бізнесу і максимально відповідає потребам фармацевтів.

— З’явилася можливість не тільки автоматизувати вирішення нагальних завдань, пов’язаних з рухом товарів, але і оптимізувати товарний асортимент.

Як відомо, аптека працює з декількома постачальниками, тому вхідний контроль продукції найчастіше пов’язаний з рядом труднощів, подолання яких неналежним чином загрожує для аптеки великими неприємностями у відносинах з фіскальними, санітарними та іншими контролюючими службами держави. Тому не слід недооцінювати гідності якісного партійного обліку. Партіонний облік дозволяє жорстко контролювати залишки товарів, мінімізуючи пересортицю, виключаючи плутанину в цінах і серіях однакових позицій. Завдяки партійному коду ми можемо простежити повний шлях конкретної упаковки від постачальника до покупця. Програмний продукт «Аптека» значно спростив перевірку проблемних позицій, забезпечивши можливість своєчасного відстеження строків придатності та реєстрації лікарських засобів, а також серій препаратів, заборонених до реалізації згідно з приписами Державної інспекції з контролю якості лікарських засобів МОЗ України. Таким чином, можна автоматично виключати потрапляння неякісного товару на аптечну полку.

Важлива роль в питаннях ефективності бізнесу традиційно відводиться коректного формуванню цін, зокрема контролю торгової націнки, який тепер проводиться автоматично в відповідності з заданими параметрами, у тому числі враховуються різні обмеження, а також ціни, які регулюються державою. При необхідності її величину можна відкоректувати вручну.

Програма забезпечує доступ до величезного масиву довідкової інформації з лікарських засобів. Наприклад, оператор першого столу може автоматично отримати перелік синонімів відсутнього у залишках препарату, яким цікавиться покупець, а також інформаційну довідку по ньому.

Що стосується управління товарним асортиментом, з’явилася можливість автоматично формувати потреби замовлення, швидко і ефективно вирішувати завдання з вибором оптимальних постачальників і найбільш конкурентоспроможної ціни для реалізації товару. Доступна функція аналізу приходу-витрати із зазначенням необхідної кількості запасу та залежалого товару. Опція АВС-аналізу дозволяє автоматично виключати із замовлення неходові позиції, віднесені до групи З (яка становить близько 30-40% залишків), і таким чином скорочувати залишки на складі. У цьому контексті окремої уваги заслуговує можливість переміщення товару між структурними підрозділами аптеки. Гнучке управління продажами є її потужною конкурентною перевагою.

Досить корисна функція побудови аналітичних звітів про рух товару в розрізі кількісних і вартісних показників. Можна подивитися топ-листи як найбільш продаваємих, так і неходових позицій, спростився ретроспективний аналіз товарного асортименту.

Стала можливою об’єктивна оцінка ефективності кожного працівника шляхом аналізу суми середнього чека, продаваємих позицій. На підставі отриманої інформації можна розробити індивідуальну бонусну систему з метою підвищення мотивації співробітників і ефективності продажів.

Значно спростилися комунікації між аптекою та постачальниками лікарських засобів завдяки переходу на online-документообіг ElOrder. З’явилася можливість отримання прайс-листа дистриб’ютора в електронній формі з урахуванням реальних залишків на складі та індивідуальних знижок, відправлення замовлення з автоматичним резервуванням товару на складі постачальника, миттєвого отримання відмов, а також контролю статусу замовлення. Економиться час співробітників аптеки на формування і здійснення замовлення, який миттєво обробляється постачальником в онлайн-режимі і у разі відмови можна в мінімальні терміни перезаказать товар. Такий спосіб комунікації дозволяє оптимізувати оборотні кошти аптеки. Накладні також можна отримувати шляхом натискання однієї клавіші.

Лояльність споживачів до аптеки вдається завоювати завдяки можливості побудови гнучких дисконтних програм. Дисконтна система в нашій аптеці впроваджена менше місяця тому, однак вже сьогодні видно плоди її реалізації, розширюється коло постійних покупців.

В контексті зростання популярності страхової медицини (в Україні це актуально для приватного сектора) для сучасної аптеки важлива співпраця зі страховими компаніями. Програмний комплекс «Аптека» надає можливість роботи зі страховими компаніями з урахуванням різних типів умов.

— Недоліком є те, що ще не всі основні постачальники підключилися до системи електронного документообігу. Тому ми змушені були мінімізувати співпрацю з постачальниками, які не працюють в онлайн-режимі, із-за економічної неефективності. Надалі хотілося б розширити список постачальників для взаємодії в такому форматі.

— Якісне сервісне обслуговування отримуємо при найменшій необхідності. Радує індивідуальний підхід до клієнта, швидке реагування на побажання щодо удосконалення програми, регулярне оновлення наявної інформації, а також безперервне поповнення функціоналу.

РЕЗУЛЬТАТ

В підтвердження ефективності впровадження програмного комплексу «Аптека» Ю. Жданюк навів дані щодо діяльності аптеки «Адоніс»*.

Отже, оцінюючи економічну ефективність автоматизації роботи, можна відзначити важливий прорив показників господарсько-комерційної діяльності. Насамперед, зміцнилися позиції «Адоніса» щодо інших аптечних установ Київської обл., про що красномовно свідчить динаміка відхилення частки аптеки щодо середньої питомої ваги інших роздрібних торгових точок області (рис. 1).

Рис. 1

Відхилення частки аптеки «Адоніс» від середнього показника загального обсягу аптечних продажів у грошовому вираженні в Київській обл. за підсумками II кв. 2009 IV кв. 2010 р.

Примітно також, що квартальна виручка аптеки «Адоніс» збільшується випереджаючими темпами порівняно з іншими аптечними закладами області (рис. 2).

Рис. 2

Темпи приросту виторгу в середньому на 1 торгову точку в Київській обл. та аптеки «Адоніс» за підсумками II–IV кв. 2010 р. порівняно з аналогічним періодом попереднього року

Важливо відзначити, що основною перевагою автоматизації аптеки є колосальна економія часу. Багатогодинні операції після переходу на нову систему обліку перетворилися в хвилинну справу (рис. 3). Що стосується обробки первинних документів бухгалтерією, то раніше на це йшов цілий місяць, тепер — близько 2 годин. Здійснення замовлення в режимі online забезпечує значну економію часу практично на всіх етапах процесу (таблиця). Серед ключових результатів економії часу на виконання рутинних завдань — прискорення оборотності коштів аптеки.

Рис. 3

Тимчасові витрати на деякі операції до і після автоматизації аптеки

Оцінюючи соціальну значимість автоматизації аптеки, можна відзначити підвищення задоволеності клієнтів рівнем і швидкістю обслуговування, можливість впровадження індивідуальних дисконтних програм, що підвищують доступність фармацевтичної продукції для населення. Природним наслідком при цьому є формування стійкої лояльності покупців до даної аптеки і підвищення ефективності бізнесу в цілому. Крім того, співробітники аптеки також відчули позитивний вплив переходу на нову систему обліку, яка поряд зі значною економією часу їм надала масу нових можливостей для якісного виконання роботи.

P. S .

Юрій Жданюк : «За два роки роботи підтвердилась правильність нашого вибору. Система обліку «Аптека» — динамічно розвивающийся проект, який максимально задовольняє потребам сучасного фармацевтичного бізнесу » .